Comment organiser un spectacle

Monter un spectacle est une véritable entreprise, dans laquelle il ne faut pas se lancer en ayant des papillons plein les yeux. Cela demande beaucoup d’argent, de la patience et tout un savoir-faire administratif en sus des aptitudes artistiques, cela va de soi.

Il faut commencer par trouver la salle qui convient, ni trop grande ni trop petite et surtout pas trop chère. La scène doit être suffisamment grande pour le spectacle envisagé, il doit y avoir la place pour un orchestre allant de 5 instruments et un piano à un ensemble de 18 musiciens selon le cas. Il doit y avoir des coulisses et des loges, ce qui n’était pas le cas de l’Alhambra de Genève, actuellement en rénovation. Evidemment, c’était avant tout un cinéma.  Ce sera certainement une salle superbe lors de sa réouverture, mais elle sera probablement hors de prix.

Il faut ensuite auditionner les chanteurs solistes, qui doivent être des professionnels confirmés, mais pas trop connus, car autrement leur cachet risque de peser trop lourd sur le budget. Il faut surtout trouver un chef d’orchestre compétent et capable, ce qui ne se trouve pas sous le sabot d’un cheval. En effet, on dirait qu’il ne fait qu’agiter les bras, mais tout repose sur lui, car il donne les départs non seulement aux musiciens, mais aussi aux solistes et aux choristes. Tout le monde doit avoir un coin d’œil sur lui, mais sans en avoir l’air.

Une fois qu’on sait quel spectacle on monte, où, à quelles dates et avec quels artistes, il ne reste plus qu’à trouver des sponsors. Les temps sont durs pour tout le monde et les entreprises ne veulent apposer leur logo que sur des valeurs sûres et des manifestations de grande visibilité. Les demandes de soutien doivent parvenir à la bonne addresse avant un délai bien précis, qu’il faut chercher sur les sites internet des mécènes potentiels. La Migros-pour-cent-culturel est un bienfaiteur très généreux. Elle offre généralement son service de billetterie, ce qui n’est pas négligeable. D’autres sources de revenus sont les annonces dans le programme, les consommations au bar pendant l’entracte et, bien sûr, la vente de billets. La Ville de Genève offre parfois l'affichage, ce qui est un coup de pouce appréciable.

Du côté des dépenses, ce ne sont pas les occasions de payer qui manquent. Il faut débourser pour la location de la salle, l’impression d’affiches et de flyers, les décors, les costumes…. Il faut vérifier auprès de la SUISA s'il y a des droits d'auteur à verser. Viennent ensuite toutes les assurances. A partir du moment où il faut rémunérer des chanteurs et des musiciens, on passe à un rapport employeur-salarié, avec toutes les charges que cela représente. Il faut déclarer les artistes à l’AVS et payer les cotisations sur leurs cachets. Il faut contracter une assurance accidents, ainsi qu’une assurance RC. En effet, l’Etat, qui loue certaines salles, n’a pas de RC couvrant les spectateurs au cas où gradin s’écroulerait, par exemple. Il peut encore y avoir d'autres coûts imprévus, comme par exemple un parking ouvert tard le soir pour les spectateurs. Sans possibilité de se garer, le public hésitera à se déplacer.

Quant à la salle proprement dite, il faut pouvoir définir exactement ses besoins :  faut-il un piano,  un ou plusieurs micros, des projecteurs vidéo ou encore une régie son et lumière. Pour pouvoir utiliser de vraies flammes sur scène, des bougies par exemple, il faut prévoir la présence – payante, cela va de soi – d’un pompier. C’est pourquoi les bougies sont généralement factices, de loin, on n’y voit que du feu, c’est le cas de le dire.

Il faut ensuite demander l’autorisation d’organiser une buvette. Ladite demande doit être adressée au Service du Commerce, dont la réponse doit parvenir aux organisateurs trente jours ouvrables avant le début de la manifestation. Toute source de revenus doit être dûment encadrée par les services de l'Etat.

La date de la première s’approchant à grand pas, il faut commencer à faire de la promotion et faire connaître le spectacle. De nombreuses petites mains s’affairent alors à distribuer des flyers devant les salles de concert et à coller des affiches dans les commerces et les restaurants. On parvient parfois à obtenir des interviews à la radio, un article dans la presse locale ou encore plusieurs petits encadrés dans diverses gazettes de quartier. Le courrier électronique aux amis et connaissances, ainsi que facebook viennent compléter les efforts de relations publiques.

Ne reste plus qu’à espérer que le Département de l’urbanisme ne décide pas de restreindre, de suspendre ou d’annuler la location sans indemnité en cas de justes motifs (besoins scolaires, travaux, manifestation officielle), comme il en aurait le droit. Ne reste plus qu’à espérer que le spectacle ne dépassera pas 93 décibels par intervalles de 60 minutes, car autrement, les organisateurs s'exposent à des sanctions pénales (ce genre de règlement ne semble pas s’appliquer aux festivités du Nouvel an organisées par la Ville). Ne reste plus qu’à espérer que le public sera au rendez-vous et qu’il viendra nombreux. Ne reste plus qu’à espérer qu’il n’y aura pas de boulette majeure sur scène et qu’aucun des solistes ne soit aphone ou souffrant, si on n'a pas les moyens d'avoir des doublures.

La RéBUlique veille sur nous...

Ne reste plus qu'à croiser les doigts pour que de généreux mécènes soient charmés par la prestation scénique… cela permet d’aborder de nouveaux projets avec plus de sérénité.